Die gute Botschaft: Sowohl was dieses New Work ausmacht, lässt sich klar definieren, als auch die dafür notwendigen Technologien.

Durch grundlegende Digitalisierung des Arbeitsplatzes können Unternehmen den notwendigen Paradigmenwechsel einleiten. Dieser Paradigmenwechsel muss indes auf mehreren Ebenen stattfinden. Technologisch, organisatorisch und letztlich auch unternehmenskulturell. Unternehmen, die hier bestimmte Teilebenen ausblenden, können nicht gewinnen.

Leider müssen wir „Stand jetzt“ feststellen:

Viel zu viele Unternehmen in der Gesundheitswirtschaft haben noch keine – bzw. keine umfassende –  Strategie für die Umsetzung der Arbeitswelt 4.0. New Work steht häufig noch im Konflikt mit anderen Unternehmensprioritäten.

Zu viele Unternehmen binden ihre Führungskräfte, Mitarbeiter und Organe in die Gestaltung der Arbeitswelt 4.0 nicht ausreichend mit ein. Sie vermitteln ihnen nicht das notwendige Wissen/Know-how.  

Mit Jofodo liefern wir, unseren kleinen Beitrag zur Schaffung der notwendigen Entwicklungsbereitschaft und begleiten bei der Umsetzung.

New Work – vier Elemente des Erfolgs

Was hälst du davon, auch mal die Rolle der Gewerkschaften zu betrachten? Wodurch fördern sie die Wünsche der Arbeitnehmer nach Veränderung – oder sind sie gar der Blockierer schlecht hin.

Wir suchen ja die Zusammenarbeit mit dem Marburger Bund, der Ärztegewerkschaft (Tarifpartner). Die können so schlecht mir ihren Forderungen nicht liegen, da sie 124.000 Mitglieder haben. Warum nicht, ein kleiner hinweis am rande

Vier Elemente sind es, die den Erfolg von neuen Arbeitsformen in Unternehmen ausmachen. Klar definiert und ebenso klar voneinander abgrenzbar, legen sie den Grundstein für nachhaltigen Erfolg auf dem Weg zu New Work.

Für Unternehmen ist es entscheidend, diese Elemente im individuellen Kontext ihres Unternehmens zielgerichtet miteinander zu verknüpfen.

Erstes Element: Skills & Mindset

New Work bringt neue Strukturen, Methoden und Arbeitsabläufe mit sich und funktioniert nur dann, wenn alle Mitarbeiter befähigt sind, diese neuen Möglichkeiten für sich zu nutzen. Daraus folgt, dass nicht nur neue Technologien und Organisationsformen Einzug halten müssen, sondern sich auch Denkweise und Geisteshaltung ändern müssen.
Das, was in Fachkreisen neudeutsch „Mindset“ genannt wird. Unternehmen brauchen eine Kultur, die von Veränderungsbereitschaft von Lust auf Neues getragen wird. Wenn es keine Präsenzpflicht, keine „Nine-to-five“-Mentalität mehr gibt, dann müssen sich auch die Technologien dieser New Work anpassen.

Es reicht nicht, dem Mitarbeiter lediglich Tools zur Verfügung zu stellen, die das selbst organisierte Arbeiten ermöglichen und vereinfachen. Vielmehr geht es dabei auch um die Entwicklung des Mitarbeiters im Unternehmen selbst. Individuelle Weiterbildung für alle Karrierelevel, selbst organisiertes Lernen oder das unbeliebte Jahresgespräch durch regelmäßig stattfindende Alternativ-Formate zu ersetzen sind nur einige der neuen Anforderungen in der New-Work-Personalarbeit in Unternehmen der Gesundheitsbranche.

HR-Abteilungen müssen deshalb die Zeichen der Zeit erkennen und sich, unterstützt durch derartige Lösungen, neu aufstellen. Sie richten Lernplattformen ein, setzen sich mit fortgeschrittenen Formen der Team-Colaboration auseinander, verbessern ihre Feedback- und Vergütungssysteme und sorgen dafür, dass sich die Mitarbeiter in ihrem moderneren, oft weniger hierarchischen Arbeitsumfeld wohlfühlen.

Dabei darf das Wohlfühlen‘ nicht mit ‚Nachlässigkeit‘ verwechselt werden. Erfahrene Personaler weisen zu Recht darauf hin, das New Work und die damit verbundenen Freiheitsgrade zwangsläufig auch mit einem höheren Maß an Achtsamkeit, Selbstorganisation und (Selbst-)Disziplin verbunden sein sollte. Dies lässt sich aber weniger durch schriftlich fixierte Vereinbarungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer sicherstellen, vielmehr hängt es vom gutem Willen beider Seiten ab.

Zweites Element: Prozesse und Software

Beispiel: Einführung eines digitalen Arbeitsplatzes mit Office 365

Office 365 ist die global führende Plattform für moderne, transparente Zusammenarbeit in Teams. Seine Funktionsvielfalt macht es dabei vor allem für virtuelle Teams und das Arbeiten in räumlich verteilten Gruppen wertvoll. Eine erfolgreiche Implementierung braucht aber mehr als „nur“ technologische Expertise. Damit tun sich viele Organisationen offenbar noch schwer: Sie schöpfen das Potenzial der Lösung nicht aus, Anwender nutzen die Lösung mangels Komplexität und schlechter Begleitung bei der Einführung dann nur widerwillig. Das Ziel, durch New Work mehr Wertschöpfung zu erzielen, bleibt auf der Strecke.

Beispiel: Social Intranet und Mitarbeiter-App – unternehmensweit authentisch kommunizieren

Die Zeiten von „Rundschreiben“, „Umdruckmappe“ oder Aushängen im Glaskasten sind definitiv vorbei. Darüber hinaus muss sich auch die Organisation, muss sich der Mensch an die neuen Realitäten anpassen. Beispielsweise in der Kommunikation. Einbahnstraßen-Verlautbarungen eines Vorstandes oder der Inhaber, einer Geschäftsführung ohne Rückkanal sind nicht mehr akzeptabel. Wer es ernst meint mit New Work, stellt den Mitarbeiter auch in den Mittelpunkt seiner Kommunikation. Feedback-Kultur- colaboration

Er stellt eine interne Kommunikationsplattform zur Verfügung, die alle Mitarbeitergruppen des Unternehmens erreicht. Eine, die praktikabel ist und auf die jeder gerne zugreifen. Sie enthält interaktive Elemente, mit der sich auch administrative Prozesse abbilden lassen wie etwa ein Urlaubsantrag oder die Krankmeldung. Sie ist konzipiert als „letzte Meile“ für den Mitarbeiterkontakt: schnell, verbindlich, zeitgemäß- zum Beispiel ausgestattet mit einen Video-Stream, der mühelos auf alle Mitarbeiter-Smartphones gestreamt wird.

Über ein in der App integriertes Ideenmanagement-Tool kann jeder Verbesserungsvorschläge einreichen und so mit dem Arbeitgeber interagieren. Durch die Möglichkeit, geschlossene Communities für bestimmte Nutzergruppen zu bilden – im Grunde vom technischen Aufbau und der Funktionsweise mit Social-Media-Kanälen vergleichbar, lassen sich auch gezielt einzelne Mitarbeitergruppen ansprechen.

Im Ergebnis entsteht so ein aktiver Austausch. Die verbesserte Feedback-Kultur fördert die Motivation der Mitarbeiter und die Verbundenheit mit dem Unternehmen. Die nutzerspezifische Ansprache einzelner Mitarbeitergruppen verhindert darüber hinaus die Überflutung durch Nachrichten und sorgt für Relevanz.

Drittes Element: Digitale Prozesse

Um Mitarbeiter in ihrer Arbeit zu unterstützen und Freiräume für Entfaltung zu schaffen, bedarf es einer Standardisierung, Optimierung und wenn möglich Automatisierung relevanter Geschäftsprozesse, angefangen bei kaufmännischen und Personalprozessen über Produktionsprozesse bis hin zu Softwareprozessen der IT-Abteilung.

Zementierte, starre Abläufe sind das Faxgerät der Moderne in Unternehmen: Zwar vorhanden, aber niemand weiß eigentlich genau, warum sie in ihrer jetzigen Form überhaupt noch existent sind.

In der Welt von New Work aber mit der Forderung nach Selbstverwirklichung und flexiblem Arbeiten funktionieren diese Strukturen einfach nicht mehr. Moderne Prozesse bringen die altvertrauten Bedingungen und Muster gründlich durcheinander, sie verlangen „teils brachial nach neuen Strukturen, Regelungen und Methoden“. Fachleute konstatieren: „Wir stehen gleichzeitig demografischen Entwicklungen gegenüber, die landesweit neue, passendere strukturelle Lösungen erfordern.

Es geht also um mehr Autonomie. Teams nutzen die Prozesse, die sie brauchen. Der Prozess bedient den Bedarf der Teams und wird von diesem ausgestaltet. Die Mitarbeiter treffen Entscheidungen dezentral in den Teams. Die Arbeitsabläufe dokumentiert das Unternehmen – wo erforderlich – dezentral, es existieren dezentrale IT-Landschaften, digitale Prozesse existieren als Service-Angebot.

Viertes Element: Unternehmensübergreifend statt isoliert

New Work endet nicht an der Unternehmensgrenze. Wertschöpfungsketten bilden sich zunehmend in Kooperation mit Geschäftspartnern und in Verbünden. Auch hier ist Kollaboration gefragt, allerdings muss diese zusätzlichen Bedingungen an Vertraulichkeit und Verbindlichkeit genügen.

Entscheidend für den Erfolg unternehmensübergreifender Kollaborationsprozesse ist das Arbeiten auf Augenhöhe – beide Seiten sehen die gleichen Informationen zur gleichen Zeit und können damit ohne digitale Bruchkante Hand in Hand arbeiten.

Eine Besonderheit ist darüber hinaus, dass sich viele dieser altmodischen Prozesse durch den Einsatz von Technologie in gewisser Hinsicht „von selbst“ erledigen, Stichwort Robotic Processing Automation (RPA). Dafür finden sich in vielen Branchen und Unternehmen schon Prozesse, die sich mittels dieser Technologie deutlich optimieren lassen. Vor allem Unternehmensfunktionen wie Finance, Human Resources, Vertragsmanagement oder Marketing & Kommunikation erzielen durch die Automatisierung zeitraubender Routinearbeiten deutliche Mehrwerte – können sich die Mitarbeiter doch so auf die tatsächlich wichtigen und wertschöpfenden Tätigkeiten konzentrieren und ihre kognitiven und kreativen Fähigkeiten gewinnbringender für Kunden und Unternehmen einsetzen.“

Zuverlässige Backend-Systeme

Eine Grundvoraussetzung für New Work: Neues Arbeiten wird dann möglich, wenn die dazu notwendigen Systeme und Informationen einfach, rechtskonform und ohne Medienbrüche in die bestehende Arbeitsumgebung der Mitarbeiter integriert werden. Etwa durch einfaches und sicheres Datenmanagement, Möglichkeiten der Prozessautomatisierungen und den mobilen Zugriff auf Daten.

So mancher Angestellter in Deutschland muss sich während seiner Arbeitszeit mit Bedienproblemen herumschlagen, weil die Software, mit der er arbeitet, nicht ergonomisch ist. Das führt am Ende zu Frustration und einer ineffizienten Arbeitsweise. Was bedeutet das konkret: Usability-Hürden gilt es zu tilgen, Backoffice-Systeme müssen durch Integration in bereits vorhandene Systeme in den Hintergrund treten können, dürfen kein „starrer Klotz“ mehr am „Bein“ des Anwenders sein.

New Work ist eine Chance, eine Chance für die Möglichmacher! Für die, die ihre Organisation (Unternehmen, Team, Arbeitswelt) an die individuellen Bedürfnisse und Werte der Arbeitnehmerschaft anpassen,  die neue technologische Entwicklungen der Digitalisierung frühzeitig integrieren, die den Mitarbeitern rechtzeitig und umfassend helfen in die neue Welt einzutauchen.

Es geht dabei weniger um Tools und Techniken, um Prozesse und Verhalten als vielmehr um Haltung und Selbstverständnis. Wer nur auf Tools und Verhalten setzt, wird schnell spüren wie die Macht der Gewohnheit, das natürliche Verharren in der Komfortzone jegliche nachhaltige Veränderung ausbremst.

New Work: Die neue Realität

Die Zahl der unbesetzten Arbeitsstellen in Unternehmen der Gesundheitswirtschaft wächst:  aus den unterschiedlichsten Gründen und das seit Jahren.  Die Kosten der Rekrutierung und der Mitarbeiterbindung steigen –von Jahr zu Jahr.

Der Mangel an qualifizierten Arbeitnehmern gefährdet bereits die Erfüllung des  Versorgungsauftrages und erschwert die wirtschaftliche Führung von Unternehmen in der Gesundheitswirtschaft.

Unternehmen der Gesundheitswirtschaft wollen nicht nur, sondern sie müssen automatisieren und digitalisieren. Die Weiterentwicklung von manuellen zu digitalen Prozessen, von hierarchischer zu agiler Unternehmens- und Mitarbeiterführung ist mehr als ein „Change-Prozess“ – er ist so grundlegend, dass wir eher von Transformation als von Change sprechen sollten.

Denn im Zeitalter der Digitalisierung dreht sich der Wind. Jetzt kann das Gros der qualifizierten Arbeitnehmer – und erst recht die heiß umworbenen jungen Talente –konkrete Forderungen stellen.  

Wer seine Ziele als Unternehmen der Gesundheitswirtschaft erreichen will, ist gut beraten, auf die Wünsche und Forderungen seiner Mitarbeiter zu reagieren. Denn qualifizierte, zufriedene Fachkräfte sichern langfristig die Wettbewerbsfähigkeit, sichern das Überleben eines Unternehmens.

Eine weitere Herausforderung dabei ist aber, dass diese Ansprüche heute selbstbewusster formuliert werden und einen neuen Charakter haben. An die Stelle der tradierten Werte wie beispielsweise Bezahlung, Dienstwagen und Urlaub treten andere: lebenslanges Lernen, Absicherung im Alter und flexibles Arbeiten.